Respuesta corta: si tu proceso es igual al de miles de empresas, comprá un producto. Si es un proceso interno chico que cambia seguido y vive dentro de Microsoft 365, probá con Power Apps. Si es el proceso que te diferencia de la competencia, que integra varias fuentes de datos o que tiene que escalar con volumen, ahí conviene desarrollar a medida.
Nos consultan seguido por desarrollos que en realidad no hacen falta, y también vemos empresas peleándose durante años con un ERP que nunca se adaptó a cómo trabajan. En este artículo ordenamos los criterios que usamos nosotros para recomendar una u otra cosa.
Opción 1: producto enlatado (ERP, CRM, sistema de gestión comercial)
Un producto ya construido, que se contrata por licencia o suscripción, se configura y se usa. Ejemplos: un ERP para distribución, un CRM de ventas, un sistema de turnos genérico.
Conviene cuando: tu proceso es estándar (facturación, stock, contabilidad, nómina), necesitás cumplimiento normativo que el fabricante ya mantiene, y podés adaptar tu forma de trabajar al producto y no al revés.
Riesgos: costo por usuario que crece con la empresa, dependencia del proveedor para cualquier cambio, y la trampa de las "personalizaciones" que terminan costando más que un desarrollo y no se pueden migrar a otra versión.
Opción 2: low-code (Power Apps, Power Automate y similares)
Herramientas para armar aplicaciones simples con poca programación, generalmente dentro de Microsoft 365. Formularios, aprobaciones, seguimiento de solicitudes, tableros.
Conviene cuando: el proceso es interno, tiene pocos usuarios, los datos ya están en SharePoint o Dataverse, y necesitás algo funcionando en semanas sin un proyecto formal.
Riesgos: el licenciamiento se vuelve caro si la app crece o necesita conectores premium, el rendimiento se resiente con volumen, y las apps "temporales" hechas por un área terminan siendo críticas sin que nadie las mantenga. También tienen límites reales para integrarse con sistemas externos como facturación electrónica o pasarelas de pago.
Opción 3: desarrollo a medida
Un sistema construido para tu proceso, con tu lógica, integrado con lo que ya usás, y alojado en tu infraestructura o en la nube que elijas.
Conviene cuando: el proceso es el corazón del negocio y no hay producto que lo cubra bien, integrás varias fuentes (facturación, WhatsApp, pagos, un sistema heredado), manejás volumen o concurrencia importante, o el costo por usuario de un enlatado ya supera el costo de tener algo propio.
Riesgos: elegir mal al proveedor. Un desarrollo sin relevamiento serio, sin precio cerrado por etapa y sin plan de mantenimiento es la historia de terror que todos conocen. El software a medida no es riesgoso en sí; lo riesgoso es contratarlo como si fuera un producto.
Cinco preguntas para decidir
- ¿Este proceso es lo que me diferencia? Si la respuesta es sí, a medida. Si es un proceso de soporte (contabilidad, RRHH), enlatado.
- ¿Cuántas integraciones necesito? Cero o una: cualquiera de las tres. Tres o más: a medida.
- ¿Cuántos usuarios y cuánto volumen? Diez usuarios internos: low-code puede alcanzar. Cientos de operaciones por hora o clientes externos: a medida.
- ¿Cuánto va a cambiar en dos años? Si el proceso se está definiendo todavía, empezá con low-code o incluso con una planilla bien armada; cuando se estabilice, construí.
- ¿Quién lo va a sostener? Si nadie puede responder esto, no importa qué opción elijas: va a fallar.
La combinación que más vemos funcionar
Un ERP enlatado para lo administrativo, Power Apps para dos o tres flujos internos simples, y un sistema a medida para el proceso central integrado con todo lo anterior. No hay que elegir una sola opción para toda la empresa; hay que elegir bien para cada proceso.
Cómo lo trabajamos en MITS
Empezamos por un relevamiento pago, con documento de salida que queda para el cliente. Muchas veces la conclusión de ese relevamiento es "no desarrolles, comprá esto" o "resolvelo con Power Automate". Preferimos decirlo antes que construir algo que no hacía falta.
