Respuesta corta: una empresa de 30 usuarios se migra en una o dos semanas de preparación y un fin de semana de corte, si se planifica bien. Lo que se migra sin problemas: correo, contactos, calendarios y archivos. Lo que requiere trabajo manual: permisos compartidos de Drive, Google Forms, Sites y automatizaciones con Apps Script.
Por qué las empresas cambian
Las razones que escuchamos más seguido: integración con Teams y con el resto del ecosistema Microsoft, control de dispositivos con Intune, requisitos de clientes o casas matrices que ya están en Microsoft, y el paquete de seguridad de Business Premium (Defender, Entra, Purview) que en Google requiere planes superiores. Copilot aceleró bastante la tendencia en el último año.
Qué se migra y cómo
Correo, contactos y calendarios
Microsoft tiene una herramienta nativa de migración desde Google que trae buzones completos con etiquetas convertidas en carpetas. Funciona bien. Lo que hay que planificar es el cambio de registros DNS (MX) para que el correo nuevo llegue a Exchange sin perder mensajes en el medio.
Archivos de Drive
Los archivos personales van a OneDrive; las unidades compartidas van a SharePoint. Los documentos nativos de Google (Docs, Sheets, Slides) se convierten a formato Office. Casi siempre bien, pero fórmulas complejas de Sheets y macros pueden requerir revisión.
Lo que no se migra solo
- Permisos de archivos compartidos con personas externas: hay que rehacerlos.
- Google Forms y Sites: no tienen conversión automática. Forms pasa a Microsoft Forms a mano; Sites a SharePoint.
- Apps Script y automatizaciones: se reescriben en Power Automate o se descartan.
- Grupos de Google: se recrean como grupos de Microsoft 365 o listas de distribución.
Tiempos reales
- Hasta 25 usuarios: una semana de preparación, corte en un fin de semana, una semana de acompañamiento.
- 25 a 100 usuarios: dos a tres semanas de preparación, migración en olas por área, dos semanas de soporte reforzado.
- Más de 100: proyecto de uno a tres meses con coexistencia (las dos plataformas conviviendo un tiempo).
Los errores que más vemos
Migrar sin limpiar. Buzones de 80 GB con correos de 2012 y Drives con tres copias de cada archivo. Definí antes qué se migra y qué se archiva.
No avisar a los usuarios. El lunes después del corte la gente abre Gmail y no entiende nada. Un mail dos semanas antes, una capacitación corta de Outlook y Teams, y una guía de una página evitan el 80 % de los tickets.
Dejar la seguridad para después. Migrar y no activar MFA ni acceso condicional es abrir un tenant nuevo con las puertas sin llave. La seguridad se configura antes de que entre el primer usuario.
Comprar el plan equivocado. Business Basic no incluye las aplicaciones de escritorio; Business Standard no incluye Intune ni Defender. Para la mayoría de las empresas de menos de 300 usuarios, Business Premium es el plan que evita sorpresas.
Olvidarse del backup. Microsoft no respalda tus datos más allá de la papelera. Tema aparte, pero hay que tener el backup de 365 configurado desde el día uno.
Checklist mínima antes del corte
- Inventario de usuarios, buzones compartidos, grupos y alias.
- Inventario de unidades compartidas de Drive y sus dueños.
- Lista de integraciones que usan la cuenta de Google (CRM, firma digital, formularios).
- Dominio verificado en Microsoft 365 y registros DNS listos para cambiar.
- MFA, acceso condicional y políticas de Intune configuradas.
- Plan de comunicación y fecha de corte confirmada con dirección.
Si querés que revisemos tu caso antes de decidir, la primera reunión de diagnóstico no tiene costo.
