En síntesis: El cambio de proveedor IT se complica cuando nadie tiene el inventario de accesos. Antes de dar de baja al proveedor actual, conviene relevar el entorno, recuperar credenciales y comprobar que los respaldos restauran.
Cambiar de proveedor tecnológico es una decisión comercial, pero el traspaso es un trabajo técnico. La empresa sigue facturando, cobrando y atendiendo mientras alguien tiene que hacerse cargo de servidores, red, correo y respaldos que hasta ayer administraba otro.
Esta guía ordena ese proceso en tres momentos: antes de avisar, durante el traspaso y la primera semana con el proveedor nuevo.
Antes de avisar al proveedor actual
Lo ideal es que la empresa tenga, por su cuenta, el control de tres cosas: el dominio (quién es el registrante y dónde está el DNS), las cuentas administrativas (servidores, Microsoft 365, firewall, hosting) y los backups (dónde están y con qué se restauran).
Si alguna de las tres está únicamente en manos del proveedor saliente, ese es el primer punto a resolver. No hace falta confrontar: pedir que la cuenta de administrador quede a nombre de la empresa es un pedido razonable en cualquier momento de la relación.
Qué documentar durante el relevamiento
- Inventario de equipos: servidores físicos y virtuales, almacenamiento, UPS, switches, access points, firewall. Marca, modelo, ubicación y para qué se usa cada uno.
- Servicios y dependencias: sistema de gestión, base de datos, correo, carpetas compartidas, impresoras, VPN. Qué depende de qué.
- Accesos: usuarios administradores, contraseñas, llaves, tokens de MFA. Todo cambia después del traspaso, pero primero hay que saber qué existe.
- Licencias y contratos: Windows Server, SQL, antivirus, backup, hosting, dominio. Fechas de vencimiento y quién paga.
- Respaldos: qué se respalda, cada cuánto, dónde queda la copia y cuándo fue la última restauración probada.
- Tareas programadas y rutinas: procesos nocturnos, sincronizaciones, scripts. Son los que fallan a la semana del cambio porque nadie sabía que existían.
La reunión de traspaso
Conviene hacerla con el proveedor saliente, el entrante y alguien de la empresa que firme el acta. No es un trámite hostil: la mayoría de los proveedores colabora si el pedido es claro y está acotado.
Lo mínimo a dejar por escrito: listado de accesos entregados, documentación recibida, pendientes conocidos y fecha a partir de la cual el saliente deja de tener acceso.
Primera semana con el proveedor nuevo
- Cambiar todas las contraseñas administrativas y revocar accesos remotos del proveedor anterior.
- Instalar herramientas de monitoreo e inventario en servidores y equipos.
- Hacer una restauración de prueba de un archivo y de una base de datos.
- Revisar reglas del firewall y accesos expuestos a internet.
- Confirmar que las tareas programadas corrieron.
Qué no hacer
No cortar el acceso del proveedor saliente antes de haber verificado que el entrante puede operar. No migrar el sistema de gestión en la misma semana del traspaso. No asumir que "está todo en la nube" significa que hay backup.
Aplicación práctica: qué comprobar
Escenario ilustrativo, no un caso de éxito documentado. Una empresa de servicios con servidores físicos en sus oficinas decide cambiar de proveedor. El sistema de gestión queda igual en esta etapa; el objetivo es asegurar continuidad de servidores, base de datos, red y respaldos. La prioridad no es mejorar nada todavía, sino que nada deje de funcionar.
Evidencia que conviene registrar
- Acta de traspaso con accesos y documentación entregada.
- Inventario inicial de equipos y servicios.
- Registro de la primera restauración de prueba.
Referencia técnica: Cybersecurity Performance Goals (CISA), objetivos de inventario y gestión de accesos. Consultada el 29 de octubre de 2026.
